10 Tips para recaudar fondos con chocolates

En Steps 4 Success hemos colaborado con miles de grupos en todo Puerto Rico y poco a poco hemos descubierto las técnicas más efectivas para recaudar fondos con chocolates y, también, las no tan efectivas. Creemos que como parte de nuestro rol debemos compartir con los grupos y las personas todo ese conocimiento adquirido que ahora ponemos a su disposición.

Debemos aclarar que todas las actividades de recaudación de fondos dependen de diferentes factores, entre éstos podemos destacar la calidad del producto que se ofrece, la organización con la cual se lleve a cabo la actividad, la motivación que llevemos a los miembros del grupo y el deber de responsabilidad que hayamos desarrollado en ellos. La recaudación de fondos, como la mayoría de las cosas en la vida, es un reto y requiere de mucho esfuerzo. No obstante, ese arduo trabajo será recompensado con el hecho de haber logrado las metas propuestas. A continuación hemos organizado de la manera más simple posible una lista de ‘tips' que hemos visto implementados por los grupos más exitosos, ya sean clases graduandas, equipos deportivos, escuelas, colegios, grupo de jóvenes en Iglesias o cualquier otro tipo de grupo. 

• Entregar una caja por miembro: La mayoría de los programas de recaudación de fondos con chocolates están diseñados para que les sea entregada una caja por cada miembro del grupo. En el caso de la caja de M&M’s que utilizamos en Steps 4 Success (con un surtido de M&M’s de Maní, Snickers y Twix), se trata de un maletín donde las personas pueden cargar la mercancía cómodamente y vender los chocolates desde la misma caja, haciendo la recaudación simple y efectiva. La mayoría de las cajas de chocolates traen entre 40  y 50 unidades, permitiéndole recaudar a los grupos alrededor de $20 mínimo por miembro. Algunas de las personas que no están acostumbradas a recaudar fondos con chocolates podrán pesar que es una cantidad sustancial, pero la realidad es que este tipo de productos (siempre y cuando sean marcas reconocidas) tiende a moverse con muchísima facilidad.

• Votación por mayoría para realizar la actividad: Todas las actividades de recaudación de fondos deben estar avalada por los miembros del grupo o la directiva que representa los intereses del mismo. La manera más efectiva de escoger o tomar la decisión de comenzar con una actividad es convocar una reunión con los miembros y llevar la misma a votación, si los padres o miembros del grupo no asistieron a dicha reunión deben acatarse a lo que haya decido la mayoría. 

• Carta Circular para los padres: Si los chocolates van a ser entregado directamente a personas menores, los líderes de los grupos deberían antes de comenzada la actividad enviar una carta circular a los padres que incluya: fecha de entrega, fecha de recogido de dinero y el propósito de la actividad. Inclusive muchos grupos exigen la devolución de esta carta firmada por los padres como parte del compromiso de éstos con la actividad. Recuerden que los padres son, a fin de cuentas, las personas responsables por la mercancía que se les entrega a sus hijos y como mínimo éstos deben estar al tanto de qué exactamente se le ha entregado y cuál es la responsabilidad monetaria envuelta. 

• Entregar mercancía a los padres (grupos con niños): Este ‘tip' está dirigido principalmente a grupos de clases graduadas de Kinder, 1ro o 6to grado, equipos deportivos de categorías menores, etcétera. La responsabilidad principal en este tipo de grupos recae sobre los padres y esta es una manera de asegurarnos que la mercancía llegue a las casas correctamente y los padres estén al tanto de la actividad.

• Entregar recibos y recoger la firma al momento de la entrega: Como todas las transacciones relacionadas con mercancía y dinero la entrega de las cajas de chocolates debe quedar evidenciada su entrega a través de un recibo que firme el miembro del grupo que la reciba. Es la manera más clara de tener evidenciada la entrega, si hubiese que reclamar al padre del menor, el recibo firmado por el mismo será prueba suficiente. Si no cuentan con recibos pueden utilizar igualmente una lista con los nombres de los miembros, la fecha de entrega, qué se les está entregando y la firma de los mismos confirmando el recibo de la mercancía y su compromiso con la venta. Recomendamos repetir el mismo protocolo al momento del pago, recibos como evidencia y una tabla para mantener el control de las deudas. 

• Premiar a quiénes vendan más y paguen a tiempo: Una de las maneras más efectivas de incentivar a los estudiantes a realizar más ventas y a traer el dinero en el menor tiempo posible es a través de los premios. Puede crear rifas entre los primeras 10 personas en traer el dinero, entregar premios en metálico (si la ganancia de la venta lo permite), taquillas para el cine, entre otras maneras. En Steps 4 Success tenemos artículos del M&M World disponible para los grupos que compren ciertas cantidades de cajas, entre éstos incluimos camisas, tasas, vasos, termos, peluches, pantalones, entre otras cosas. 

• Una lista pública de quiénes deben y quiénes no: Muchos grupos que recaudan fondos han aprendido a presionar a sus miembros efectivamente de maneras sutiles y respetuosas. Una de estas maneras consiste en mantener una lista pública desde el principio de la actividad con quiénes deben y cuánto deben y quiénes han pagado. Nadie quiere ser el último en la lista de modo que se crea una presión sutil para que el dinero se recupere más rápido.

• Enviar email a los padres con recordatorios del pago: En nuestro programa de Coaching Gratuito siempre recomendamos a los grupos, tan pronto se organice una directiva en propiedad, adquirir la información de todos los padres de los miembros del grupo (de éstos ser menores). Deben siempre tener a la mano la dirección física, la dirección postal, sus celulares y sus correos electrónicos. Éste último puede utilizarse como el medio principal para informar a los padres sobre actividades, entregas, cobros y otros temas. En el caso de los cobros, el envío de emails ha resultado ser una de las herramientas más efectivas. 

• Utilizar marcas reconocidas de chocolates: Muchas veces nos ofrecen chocolates de marcas desconocidas que pueden genuinamente tener un buen sabor. La pregunta que debe hacerse es si las personas que van a cooperar tendrán la oportunidad de probar el producto antes de comprarlo o si preferirán adquirir chocolates reconocidos que están acostumbrados a comprar en su día a día. Las marcas reconocidas aumentan la efectividad de las ventas significativamente. Le recomendamos leer el Blog sobre “¿Cuáles son los chocolates más efectivos para recaudar fondos?”.

• Escoger una compañía confiable: Un proveedor debe garantizarle que la mercancía que le entregue no haya pasado por segundas y terceras manos para asegurar la calidad del producto comestible que se entrega; que la mercancía se haya mantenido en un ambiente refrigerado y que dicho espacio cuenta con un mantenimiento de fumigación regular. Estos tres aspectos le garantizan a los grupos recibir mercancía de alta calidad que pueda venderse sin preocupación alguna. Le recomendamos leer nuestro Blog sobre cómo escoger proveedor correcto de chocolates, “Chocolates para recaudar fondos: Calidad, Precio y Servicio".

Estas 10 sugerencias las hemos visto implementadas efectivamente por muchos grupos con ventas exitosas en todo Puerto Rico. Nuestro equipo de trabajo cree firmemente en el intercambio de ideas y es a través de ese intercambio que hemos podido compilar estas sugerencias. Esperamos que puedan tener las mejores de las ventas y que estos tips puedan adelantar el éxito de las mismas.

Con este tipo de Blog informativo, en Steps 4 Success, buscamos profesionalizar la manera en que se brinda el servicio a los grupos que recaudan fondos. Además, hemos establecido oficinas disponibles para el público, hemos creado políticas que garantizan la calidad de los productos que despachamos y hemos creado el primer y único Programa de Coaching Gratuito en PR. Bienvenidos a una nueva manera de recaudar fondos. 

Le recomendamos solicitar una Cotización más abajo, para que conozcan todos los beneficios del programa de los chocolates.