Recurso GRATUITO para las Clases Graduandas

En el tiempo que llevo en Steps 4 Success siempre me he mantenido buscando nuevas formas de ayudar a los grupos que necesitan recaudar fondos, es por ello que junto a un extraordinario equipo de trabajo me di a la tarea de confeccionar un Programa de Coaching totalmente gratuito. La experiencia de vida que he adquirido durante los años junto con la experiencia profesional al colaborar con cientos de grupos como ustedes me han permitido crear una guía efectiva que cubre el proceso de recaudación de fondos de la A hasta la Z. En este blog les explicaré qué es el Programa de Coaching de Steps 4 Success y buscaré aclarar los diferentes aspectos que, a mi entender, son los más importantes a la hora de elegir un programa de recaudación de fondos. Esto lo haré en base a unas series de preguntas que he de responder con el mayor detalle posible para así aclarar de qué se trata el servicio.

¿Qué es el Coaching?
Decidimos llamar al programa 'Coaching' ya que nuestro trabajo es parecido al de un entrenador de un equipo deportivo. Un entrenador desde fuera de la cancha evalúa las necesidades específicas del equipo y establece un plan de trabajo para fortalecer a su grupo y lograr, por ejemplo, el campeonato de su división. Algo parecido hacemos nosotros en el Coaching, recomendamos estrategias específicas para lograr las metas y durante el transcurso nos hacemos disponible para proveerles una guía clara de hacia adonde dirigirse.  Por ejemplo, en el caso de algún colegio se evalúan sus metas y sin importar cuán grandes estas sean las dividimos en objetivos más pequeños para avanzar paso a paso hasta lograr lo que nos hayamos propuestos. 

Para darles un ejemplo un poco más concreto, trabajé con un Colegio de 200 estudiantes en el municipio de Ponce que necesitaba alrededor de $18,000 en el transcurso de 2 años para culminar la construcción de una Cancha bajo techo. Vale la pena recalcar que este colegio nunca había recaudado fondos a nivel institucional anteriormente. Le recomendamos realizar 4 actividades de recaudación de fondos, convocar una reunión de padres para plantear la necesidad y la estrategia a implementar y modificar el reglamento del Colegio para atemperarlo a su nueva realidad para que los padres de nuevo ingreso estuvieran al tanto de la política de recaudación de fondos en el colegio. Les brindamos las cartas circulares necesarias en todas las actividades, tanto para padres y maestros, les recomendamos un sistema de incentivos a aquellos estudiantes y maestros que tuvieran ventas por encima de la meta y les proveímos un servicio único para minimizar el uso de su personal en el desarrollo de las actividades de recaudación de fondos. La primera actividad consistió en la venta de nuestros collares en Stainless Steel (con la cual generaron $6,000 netos) y 3 actividades (1 por semestre) de la venta de los chocolates M&M’s (que les generaron $4,000 netos cada una)  y en la cual se les repartieron las cajas de chocolates salón por salón, se les proveyeron premios y cajas gratis para mitigar el IVU. En el transcurso del desarrollo de todas esas actividades de ‘fundraising' estuvimos disponibles para ofrecer alternativas a cualquiera de los problemas o situaciones con las que se encontraron. Les comentó que las actividades fueron súper exitosas y hoy en día el colegio tiene actividades para recaudar fondos fijas (1 por semestre) que le permiten hacer mejoras a sus facilidades continuamente sin aumentar el costo de la matrícula. 

Con las clases graduandas tenemos muchísimas historias de éxitos, desde grupos de 200 estudiantes hasta grupos pequeños de solo 5 graduandos. En las clases graduandas debemos tomar en consideración que tenemos fechas límites para todo. La clave está en administrar correctamente el tiempo y utilizar fechas estratégicas donde se le puede sacar más dinero a las actividades, por ejemplo, San Valentín y Navidad. La recomendación principal es establecer un Calendario de Actividades para todo el año y seguirlo al pie de la letra. Esto son solo algunos de los muchos consejos que le brindamos a cada uno de los diferentes grupos.

¿Por qué desarrollamos el Programa?
El programa de Coaching se desarrolló buscando nuevas formas de darle la mano a los grupos. Muchas de las experiencias que utilizo durante el programa, además de haberlas adquirido con los mismos grupos que ayudamos, la he obtenido como madre y presidenta de más de siete clases graduandas con mis 3 hijos e inclusive como apoderada de algunos de los equipos deportivos en los que han participado. Con este programa buscamos que los grupos con los que trabajamos no pasen por la frustración de sentirse perdidos, como me pasó a mí en la primera clase graduanda de mi hijo mayor (hace algún tiempo), y tengan la dirección necesaria para lograr sus metas. Recuerdo que cuando fungía como presidenta de las clases graduandas de mis hijos tenía que inventar un presupuesto casi de la nada sin saber si era suficiente o si era demasiado. Una situación que las clases graduandas que participan del programa pueden evitar ya que me encargo personalmente de mostrarles cómo se asigna el presupuesto preliminar de una clase graduanda de forma organizada y acorde con los costos más actuales en el mercado. Esto es sólo un ejemplo de las muchas situaciones que se evitan los grupos cuando utilizan nuestros servicios. Además, con este programa buscamos retribuir a esos cientos de colegios, clases graduandas, equipos deportivos, iglesias y otros grupos que año tras año han depositado su confianza en nosotros.

¿Cuál es la experiencia detrás de la persona encargada del Coaching (Isis Birriel)?
Podría hablarles de mi experiencia como trabajadora social interactuando con grandes y chicos o de mis estudiantes en sicología pero, como me ha enseñado la vida, la experiencia real está en ‘la calle’, ‘en el field’, y no desde las gradas. El haber fungido como presidenta, tesorera y/o secretaria en las más de 8 graduaciones de mis tres hijos, me han brindado una experiencia vasta en el campo de la recaudación de fondos. Tanto los sucesos positivos como las negativos han contribuido a esa experiencia, pero no voy a negar que he aprendido muchísimo de los sucesos negativos y de esas frustraciones o mal-sabores que he enfrentado, y precisamente así es que surge el Coaching. ¡Qué mucho se aprende de los errores cometidos! Mi meta es brindarle esa misma experiencia a ustedes para que puedan evitar así muchos de esas malas desiciones que en algún momento cometí por la falta de experiencia. También les puedo afirmar que después de más de 15 años trabajando personalmente en este ambiente hay muchísimas técnicas y ‘trucos’ que se aprenden. Además de mi experiencia personal con mis hijos, la vida me ha brindado la oportunidad de compartir ese conocimiento adquirido con cientos de grupos cada año. Colegios, clases graduandas, equipos deportivos, iglesias y personas individuales me han acompañado en esta aventura de recaudar fondos. Doy gracias a Dios por brindarme la oportunidad de formar parte de historias maravillosas, como la un equipo de volleyball de solo 10 jugadoras que logró vender sobre 600 collares y pagar todos sus gastos de un viaje a un torneo en los EEUU, o de un colegio de 88 personas que logró recaudar más de $6,000 para pagar un tratamiento de salud de un miembro de su facultad y muchos otras historias que son ejemplo de la efectividad del trabajo que hacemos. Aún así, con cada nueva experiencia buscamos eliminar las cosas que no funcionan e implementar ideas nuevas que surgen en el camino para mantener el programa en un crecimiento constante.

¿A que tipo de grupo está dirigido el Coaching?
Aunque podemos inferir a través de la información que hemos presentado hasta este momento no está demás mencionar que no importa cuán grande o pequeño sea su grupo, puede participar de nuestro programa de Coaching. Trabajamos con la misma fuerza con grupos de más de 1,000 estudiantes o con familias pequeñas que necesitan dinero para gastos relacionados con tratamientos o la compra de equipo médico. Nuestra meta es que la Recaudación de Fondos sea considera cómo una herramienta eficaz en la realización de metas, sin importar cuan ambiciosas estas sean.

¿Cuánto tiempo dura el Coaching?
La respuesta a esta pregunta es simple, el Coaching dura el tiempo que el grupo lo necesite. Las clases graduandas acostumbran a prepararse con 1 año de anticipación, aunque existen casos en los que se preparan con varios años de antelación. En otros casos hay clases graduandas que comienzan a trabajar el último semestre o meses antes de la graduación, la realidad es que no hay un tiempo específico. Por otro lado cada grupo tiene una manera particular de trabajar, sabemos por razones obvias que los equipos deportivos son muy distintos a las clases graduadas y que una administración de un Colegio o Escuela es más distinto aún a los dos grupos anteriores. En fin, no importa cuánto tiempo su grupo necesite de nuestro servicio, estaremos dispuestos a darles la mano y a ayudarlos hasta lograr sus metas.

¿Qué tengo que hacer para participar de este beneficio?
El proceso para disfrutar de esta herramienta es simple, llámanos al 787-250-1466 o al 787-405-2130 y pregunta por mí, Isis Birriel. Yo me comprometo a escuchar sus necesidades y darles la mano en la creación de un plan de trabajo y la realización de las actividades de Recaudación de Fondos que más le convenga al grupo.  Nosotros nos encargaremos de darle el seguimiento y la motivación necesaria a los líderes del grupo y sus integrantes con miras a que puedan completar las metas en el menor tiempo posible. En muchos casos nosotros mismos creamos algunos incentivos para impulsar las ventas en el grupo, como por ejemplo en el programa de los collares en algunos casos ofrecemos un premio a la persona que venda más de 20 collares y cheques de $50 y $100 a maestros cuyos grupos vendan más de la meta preestablecida. También, los grupos pueden impulsar de manera independiente otros premios como ‘pizza parties’, tarjetas de reglado, entre otros, estas acciones a veces proveen la chispa necesaria para motivar aún más al grupo.

He contestado estas preguntas basadas en lo que normalmente nos preguntan los grupos antes de formar parte de nuestro programa de Coaching Gratuito. Espero haber podido responder sus inquietudes de la mejor manera posible y que podamos trabajar juntos en el futuro cercano para para añadir más historias de éxito al programa. Le hemos brindado muchas horas de pensamiento a este servicio para poder llevarles la información más precisa y efectiva sobre los diferentes aspectos de la Recaudación de Fondos. Nuestro entrenamiento personalizado cubre los siguientes temas:

• Convocación, estructura y organización de reuniones.
• Selección de directiva o equipo de trabajo.
• Definición de metas y actividades a realizar.
• Orientación sobre cuotas y actividades de recaudación de fondos.
• Entrega de documentos claves para organización de reuniones y otras actividades.
• Directorio de contactos claves para sus actividades.

Inscríbete hoy a nuestro programa de entrenamiento personalizado llamando al: 787-405-2130 o pasa por nuestras oficinas en la Ave. Domenech en San Juan y con mucho gusto le atenderemos.