Sugerencias para el manejo de los graduandos con deudas

Uno de los grandes dolores de cabezas que enfrentarán casi todas las clases graduandas será el lidiar con los estudiantes o padres morosos. Para nuestro beneficio, existen soluciones o herramientas que podemos implementar para minimizar esta situación significativamente. En este caso particular serán los tesoreros quienes carguen con la mayor responsabilidad y, como hemos mencionado en otros Blogs, la tesorería no es un trabajo sencillo, pues requiere de mucha disciplina, organización y estructura. Ciertamente es una de las posiciones más importante y se espera de quienes asuman el cargo un gran compromiso y desprendimiento, pues será una ardua labor con la que tendrán que lidiar día a día. A continuación les presentamos 3 recomendaciones que esperamos les sean de gran provecho.

El primer consejo que les ofrecemos a todos los tesoreros y miembros de la directiva es sacarle el máximo provecho a los canales de comunicación disponibles. En uno de nuestros Blogs mencionamos la importancia de tener a la mano los correos electrónicos, las direcciones postales y los números de teléfonos celulares de cada uno de los estudiantes y sus padres. Con dicha información podrán enviar (a través del secretario o secretaria) cartas de recordatorio a los graduandos y sus padres sobre las fechas de pagos y las deudas pendientes. Los tesoreros nunca deben perder de perspectiva que el cobro exitoso de la mayoría de las deudas, lamentablemente, depende en gran medida de la presión que se le aplique a quienes deben. 

El segundo consejo va dirigido a hacer una distribución de tareas lo más eficientemente posible. Por ejemplo, en clases graduadas de más de 50 estudiantes no podemos pretender que el tesorero o tesorera hagan gestiones de cobros a todos y cada uno de ellos todos los días por sí mismos. La tesorería es una tarea de varios, es por eso que recomendamos que se redistribuyan algunas de las tareas entre las vocales y el secretario(a). Los primeros pueden dar seguimiento diario a las deudas de su grupo (o salón hogar) mientras el segundo puede enviar las notificaciones de cobro por email o por correo regular, de ser necesario. Recuerden siempre que la directiva es un grupo y las clases graduandas exitosas trabajan en equipo. 

El próximo consejo es manejar una Tabla de Abonos y Deudas y mantenerla siempre al alcance de todos, es decir hacerla pública. Cada salón puede tener su propia tabla con información de cuánto dinero ha recaudado cada estudiante por actividad, cuáles deudas ha saldado y cuáles debe. Esta tabla podrá ser actualizada por los vocales o el representante de cada salón. A través de esta herramienta no solo ayudará a los estudiantes a conocer el estatus de sus propias deudas, también funcionará como un recordatorio diario, al tesorero y al representante del salón, de quiénes deben y quiénes no. Recomendamos que al finalizar cada semestre la meta de cada tesorero y/o vocal es dicha Tabla tenga las deudas en CERO. Queremos aclarar que esta práctica no está dirigida a incomodar al estudiantado, al contrario, es una manera de motivarlos a saldar sus deudas más rápido, puesto que nadie desea ser el más moroso de la clase.

Consejo valioso: Podemos organizar esta Tabla de Abono y Deuda de la siguiente manera: Nombre (en orden de registro) / actividades (hasta la fecha) / dinero recaudado (por actividad) / dinero adeudado (por actividad) / dinero total recaudado y dinero total adeudado (hasta la fecha). Esto lo podemos hacer en una cartulina grande para que tengamos espacio suficiente para incluir varias actividades. 

Aunque ciertamente los consejos que proveemos parecieran estar dirigidos a organizaciones complejas, nunca pierdan de vista que las clases graduandas son entes complejos que requieren de una organización y una estructura sólida. El éxito, en este tipo de organizaciones como clases graduandas, radica en manejar estructuralmente todas las variables que la comprenden. Por último, queremos mencionarles que estas proveen experiencias sumamente enriquecedoras para los estudiantes, principalmente para los miembros de la directiva, quienes adquirirán conocimientos que sin duda alguna les serán de gran utilidad en su vida profesional y personal.