Roles y posiciones del Comité de Padres en clases graduandas

Típicamente en las directivas de clases graduandas los padres y estudiantes asumen las posiciones que les mostraremos a continuación. Estas posiciones tienen roles específicos para garantizar la mejor funcionalidad y eficiencia del grupo. En las primeras reuniones formales de la clase graduanda siempre es recomendable establecer cuáles serán las posiciones de la directiva y quiénes las asumirán, para tales propósito hemos creado esta lista de posiciones con los roles específicos de cada una de ellas.  

Presidente(a)

Dirige las reuniones del Comité y vela por la ejecución de los acuerdos que se adopten en beneficio de la clase graduanda. Convoca la celebración de reuniones extraordinarias para beneficio de la Clase y vela por el logro de las metas que se establezcan. El presidente también es responsable de establecer un plan de trabajo a corto, mediano y largo plazo y obtener a su vez el aval de los demás miembros a dicho plan. Le recomendamos a seleccionar una persona con liderazgo, que no le tenga miedo a los retos (y en una clase graduanda hay muchísimos) y con poder de convencimiento. 

Vicepresidente(a)

El vicepresidente tendrán las facultades que se le deleguen y sustituirán al presidente en caso de ausencia de éste. Típicamente el vicepresidente colabora mano a mano con el presidente en la creación y modificación continua del Plan de Trabajo. 

Secretario(a)

Tomará minuta en todas las reuniones y enviará a todos los miembros de la directiva dicha minuta por email. Es el/la responsable de comenzar cada reunión repasando la minuta anterior. Es quien colabora mano a mano con el Presidente en el desarrollo de las reuniones de la Clase Graduanda, dando cuenta del orden del día y participando de las mismas. Además, mantiene toda la información al día de los estudiantes y sus padres, como dirección, teléfonos y emails de ambos padres para hacer la comunicación efectiva. La organización de la administración de la clase recae directamente en el secretario, de modo que los instamos a seleccionar una persona organizada, estructurada y con el tiempo disponible que requiere esta posición. 

Subsecretario(a)

El Subsecretario(a) debe dividirse las funciones del Secretario(a) para agilizar el trabajo y de este último no poder estar presente en alguna reunión deberá llevar a cabo sus funciones. Queremos recalcar que el secretario(a) y el subsecretario(a) deben ser las primeras posiciones a escogerse ya que deben comenzar a tomar minuta de las reuniones cuanto antes.

Tesorero(a)

Tiene la responsabilidad del área económica y financiera de la Clase Graduanda, así como presentar a la Directiva un informe sobre el estatus del dinero recaudado y las deudas corrientes en cada reunión. Asegurarse que el tesorero de la directiva estudiantil mantenga los pagos de deuda de los estudiantes al día y cobrar las deudas a los padres de los estudiantes morosos. Es quien se responsabiliza de todos los libros y documentos contables de la Clase. Además, monitorea constantemente el movimiento de los fondos de la Clase Graduanda y la situación de los depósitos. Por último, mantiene los recibos de las cuotas y otros pagos que efectúen padres y/o graduandos. Es importante que el tesorero sea sumamente organizado para mantener la información de  las finanzas de la Clase al centavo.

Sub-tesorero(a) o 2do tesorero(a)

Debe ayudar al tesorero en sus múltiples funciones y de no estar presente el tesorero en alguna de las reuniones deberá estar preparado para informar sobre el presupuesto y el estatus de los informes financieros. Como algunos sabrán, la responsabilidad de tesorería es tan abarcadora que es muy común tener al menos 2 personas manejando dicha área.

Vocales

Se recomienda entre 3 y 5 vocales, siempre velando que el total de miembros de la directiva (incluyendo a los vocales) queden en un número impar que evite cualquier tipo de traque en el momento de alguna votación. Ahora bien, no recomendamos que hayan más de 5 vocales para que las reuniones no sean muy extensas. Es importante que cada vocal tenga un rol específico. Por ejemplo, uno de ellos puede encargarse de presentar todas las actividades de recaudación de fondos disponibles en el mercado y coordinar aquellas que sean aprobadas por el comité. Una vez se establecen funciones claras se eliminan la incertidumbre de los roles de los vocales. 

Las posiciones de las directivas de clases graduandas no deben ser una camisa de fuerza, más bien están dirigidas a proveer coherencia al grupo. Existen distintos tipos de directivas, incluso algunas sin presidente donde las desiciones se toman en consenso total. Cualquier pregunta en torno a los detalles de cómo organizar la directiva de una clase graduanda no dude en comunicarse con esta servidora, Isis N. Birriel. Mi vocación está en compartir todo el conocimiento adquirido para que las clases graduandas y otros grupos puedan siempre cumplir sus metas.