Los dos mejores TIPS para tu Clase Graduanda

¡Qué bien se siente cuando cumplimos una meta! Cuando trabajamos arduamente durante una cantidad de tiempo considerable y podemos disfrutar al final del camino del éxito de haberla logrado. Las clases graduadas se han convertido en una plataforma única para exponer a los jóvenes a este tipo de experiencias a temprana edad.

Todos aquellos quienes hayan participado en una clase graduanda saben que el éxito de la misma depende del compromiso, la organización y la dedicación constante de los estudiantes y sus padres. En Steps 4 Success, nuestra meta es que todos los grupos al final del camino puedan disfrutar del éxito de su esfuerzo, es por ello que nos dedicamos a brindarles información valiosa que pueda hacerles el camino un poco más sencillo. 

A continuación, les presentamos las respuestas a 2 preguntas importantísimas que nos hacen constantemente las clases graduandas. 

¿Con cuánto tiempo de anticipación se debe establecer el comité de la clase graduanda?

Este es uno de los aspectos más importante para el éxito de los actos de Graduación, Class Day, Class Night o Prom. Muchas veces damos por sentado que durante un solo año escolar hay tiempo suficiente para realizar todas las actividades necesarias para recaudar el dinero que necesitamos. La realidad es muy distinta, pues ese último año que aparenta tener 12 meses tiene solo cinco. 

Y si tomamos en consideración que típicamente entre Enero y Febrero la Clase debe saldar algunas cuentas como el local, la orquesta, el DJ, la comida y otros servicios que se vallan a contratar. Primero, entre los meses de Junio, Julio y mitad de Agosto los estudiantes se encuentran de vacaciones y reunir a padres y estudiantes es sumamente complicado. Por otro lado, las dos semanas restantes del mes de Agosto se utilizan principalmente para organizar el Comité, estudiar el estatus de la clase, es decir, cuántas actividades deben realizar, cuánto dinero necesitará, entre un sinfín de detalles. Por otro lado, el mes de Diciembre normalmente se utiliza para cobrar las deudas pendientes de los estudiantes, y su corta duración por las vacaciones de Navidad complica la realización de actividades para recaudar fondos. 

En otras palabras durante en el primer semestre solo tendremos 3 meses para realizar actividades y, durante el segundo semestre, tendremos las últimas dos semanas de Enero y el mes de Febrero y Marzo. En conclusión, durante el último año escolar una clase graduanda tendrá aproximadamente 5 meses y medios para llevar a cabo sus actividades de ‘fundraising'. 

Hemos observado que las clases graduandas más exitosas comienzan con un mínimo de 2 años de anticipación y realizan no más de una actividad por cada mes viable. De esta manera tienen el espacio necesario para dedicarle el tiempo que requiere la planificación y realizar otras gestiones como escoger un local y contratar la orquesta  o el DJ deseado.

Si organizamos el comité, y por ende la clase graduanda, con por lo menos dos años de anticipación no hay razones para que el proceso sea una causante de estrés entre los padres y estudiantes a cargo. Comenzando las actividades con tiempo se pueden lograr grandes metas sin saturar el bolsillo y el tiempo de esos padres y estudiantes que se han ofrecido desprendidamente a dirigir y a trabajar por la Clase. No hay porque solo disfrutar el haber logrado la meta cuando podemos disfrutarnos igualmente el proceso de llegar a ella. 

¿Cuál es la manera más justa de establecer la cuota de graduación?

Aunque existen diferentes maneras para estos propósitos, típicamente se escoge una cantidad global que fluctúa entre los $100 a los $400 (y a veces hasta más) y a eso se le añaden las actividades de recaudación de fondos. Muchas personas consideran este método injusto, principalmente para todos aquellos estudiantes que siempre cooperan en las ventas y participan de las actividades de recaudación. Pues nunca faltan esos otros que no participarán de las mismas y, sin embargo, pagarán la cuota y disfrutarán de los mismos beneficios de aquellos que, además de haber pagado la cuota, trabajaron en todas las actividades.  

Ahora bien, sabemos que siempre habrán estudiantes que trabajarán más que otros y eso siempre será normal, pero el deber del Comité es utilizar los mecanismos más justos posibles para balancear el trabajo entre la mayoría de los estudiantes. Luego de conversar con cientos de Clases vimos que algunas de ellas implementaban, lo que a nuestro parecer fue, la manera más justa de establecer la cuota de graduación. El mecanismo que utilizaban era el siguiente: primero establecían a través de un presupuesto preliminar un monto total del costo de la graduación (incluyendo, los que apliquen, ‘Prom’, 'Class Day’, 'Class Night’ y otros) y luego lo dividían entre el número de estudiantes. Por ejemplo, si tenemos una clase de 50 estudiantes y el costo de los actos de graduación es de $30,000, cada estudiante tendrá la responsabilidad de aportar a la Clase $600. Estas clases establecían ese monto como la cuota final de cada estudiante ($600) y éstos tendrían la oportunidad de allegar esos fondos a través de las distintas actividades de recaudación de fondos realizadas por la Clase o simplemente aportar una parte o la totalidad en dinero.

Para entender mejor el funcionamiento de este método supongamos que tenemos 3 estudiantes (A, B y C) y la Clase realiza una venta de nuestra colección de collares exclusivos para recaudar fondos (por dar un ejemplo) y asigna una cuota de venta de 10 collares por estudiante. Imaginemos que:

• el estudiante A vende 10 collares y genera una ganancia neta de $75, 
• el estudiante B vende 5 collares y genera una ganancia de $37.50, 
• el estudiante C vende 25 collares y genera una ganancia neta de $187.50. 

En este escenario, luego de la actividad de los collares, la cuota de estos estudiantes habría bajado a: 

• 'Estudiante A' $525 ($600 - $75 = $525), 
• 'Estudiante B' $562.5 ($600 - $37.50 = $525), y 
• 'Estudiante C' $412.50 ($600 - $187.50 = $412.50). 

De este modo el esfuerzo individual de cada estudiante se reflejaría directamente en su cuota y la misma iría bajando según las ventas que realice. En otras palabras, los graduandos tendrían la oportunidad de completar su cuota total sin inversión monetaria a través de las ventas organizadas por la clase. Mientras tanto, los estudiantes (o padres) que prefieran no participar de las actividades (o de alguna de ellas) tendrán la opción de completar su parte mediante la aportación monetaria. 

A través de este escenario las clases graduandas pueden ser justas con los padres que no tengan la capacidad económica de pagar una cuota pero sí están dispuestos a trabajar el equivalente a la misma. Mientras tantos quienes sí tengan el nivel adquisitivo para cubrir parte o la totalidad de la cuota con dinero tendrán dicha opción disponible. No empece, siempre es recomendable que los padres que, independientemente de si pueden o no cubrir la cuota en dinero, impulsen a sus hijos a trabajar en las actividades de venta para que tengan la experiencia y la satisfacción personal de haber logrado algo por sí mismos. Pueden leer más información sobre este tema en el siguiente Blog: “La mejor manera de establecer la cuota de graduación”. 

Esperamos que este artículo educativo les sea de gran utilidad y los invitamos a que descubran todos los beneficios de nuestros programas de recaudación de fondos solicitando una cotización instantánea más abajo.