Las 3 mejores sugerencias para las Clases Graduandas

¿Cuál es la clave del éxito en una clase graduanda? ¿Cuál es la mejor manera de organizarse? ¿Cuántas actividades de recaudación de fondos debemos hacer por semestre? ¿Y si estamos llevando una a cabo, en qué momento debemos planificar o comenzar la próxima? Muchas clases graduandas y otros grupos se enfrentan con estas preguntas frecuentemente y para contestarlas de la mejor manera posible el equipo de trabajo de Steps 4 Success ha realizado un pequeño 'research' entre las clases graduadas más exitosas. A través de nuestra investigación descubrimos que la mayoría de estas clases graduandas realizan un mínimo de 5 actividades de ventas por semestre y aprendimos 3 aspectos muy particulares que les expondremos a continuación.

Tomar desiciones eficientemente

La mayoría de las desiciones importantes se toman en las reuniones mensuales o bisemanales que sostienen los miembros de la directiva de la clase graduanda. La 'eficiencia' estriba en precisamente 'tomar desiciones’ y no darle vueltas a los asuntos. Algunos padres nos comentan que “lo primordial en las reuniones es culminar con resultados concretos, como por ejemplo, pautar una fecha específica para comenzar con la próxima actividad de recaudación de fondos, escoger la cuota, seleccionar alguna posición vacante en la directiva, entre otros asuntos específicos”. Muchas veces se pierde de perspectiva que la parte fundamental de las reuniones está en la toma de desiciones concretas, puesto que reunirse únicamente para discutir asuntos, protocolos o situaciones generales de la clase nunca debe ser el fin principal. La clave está en no postergar las desiciones para una próxima reunión.

Por ejemplo, en la primera reunión del semestre -como mínimo-  se escoge el producto de recaudación de fondos, la fecha en que se entregará el mismo, la duración de la actividad y quienes estarán a cargo de los por menores de la misma. Además, para maximizar la eficiencia es necesario que la directiva se reúna continuamente, que cada miembro comprenda las funciones de su posición, que nunca falte una Agenda de los temas a discutir en las reuniones junto con el tiempo específico que se le dedicará a la discusión de dichos temas y tener un mecanismo efectivo para informar al resto de los padres y estudiantes sobre las desiciones tomadas en las reuniones. Para más detalles sobre estos temas pueden ver nuestros siguientes Blog:

• ¿Cómo manejar eficazmente la Agenda en las reuniones?
• ¿Cómo convocar la 1ra Reunión de la clase graduanda?
• ¿Cuáles son los roles de las posiciones en el Comité de Padres?
• ¿Cómo comprometer a los padres a participar de las actividades de la clase graduanda?

Planificar con anticipación

La planificación efectiva conlleva estar siempre un paso al frente, un ejemplo sencillo de esto es conocer de antemano los pormenores de tu próxima actividad de recaudación de fondos antes de culminar el ‘fundraising' que estén realizando. En otras palabras, antes de que culmine su actividad el grupo debe conocer con anticipación la fecha de la próxima, así como el producto, la inversión (si alguna) y las personas que estarán encargadas de la misma. Un buen ejemplo, según nos cuenta en sus propias palabras una madre que dirigió más de 8 clases graduadas con sus 3 hijos, es que "una vez comenzábamos una actividad de recaudación de fondos la regla de oro para nosotros consistía en planificar la siguiente antes de culminar la actividad en la que estábamos inmersos. Esta estrategia fue vital para lograr realizar esas 5 actividades que nos propusimos por semestre. De esta manera nos obligábamos a nosotros mismos a trabajar con un mayor sentido de urgencia. Porque créanme, es mejor apresurarse al comienzo que sufrir la presión al final del camino viendo como se acercan las fechas de pago del local, de la orquesta y otros servicios y saber que no cuentan todavía con la totalidad de los recursos”.

Planificar una actividad de antemano no implica comenzarla inmediatamente hayan terminado la otra pero les garantiza una estabilidad en el calendario de las actividades propuestas. Siempre es recomendable un periodo de entre 7 y 10 días entre las actividades de recaudación de fondos y durante ese periodo concentrarse en el cobro de las deudas pendientes. Aquí compartimos con ustedes 4 de las mejores actividades de fundraising en la actualidad. Ver Blog: ¿Cuáles son las mejores alternativas para recaudar fondos?

Cobro efectivo a estudiantes morosos

El ‘cobro’ es uno de los aspectos más importantes y cuando no se trabaja correctamente puede convertirse en uno de los aspectos más complicados del proceso de recaudación de fondos. Según constatamos en nuestro pequeño ‘research' los tesoros(as) y los miembros del comité (de estudiantes y padres) de las Clases Graduadas exitosas son sumamente creativos en el proceso de cobro. A continuación queremos compartir con ustedes 2 ejemplos:

• El primero, surge de una madre que entrevistamos de una clase de 4to año en Ponce, ella nos comentó que para cumplir su meta de realizar al menos 1 actividad por mes debían ser extremadamente pro-activos en el cobro de las deudas. En sus propias palabras, “cuando hacíamos actividades con chocolates les dábamos a los estudiantes una sola semana para el pago de los mismos y como mínimo exigíamos el 50% del pago a quienes no lo tuvieran completo”. Es vital crear ese sentido de urgencia en los estudiantes y sus padres, y aunque muchos pensarán que una semana es un tiempo muy corto, la realidad es que muchos padres y/o estudiantes comienzan las ventas en el momento en que sienten la presión de saldar sus deudas. Esta clase graduanda creó 'la urgencia’ proveyendo una sola semana para el pago.

• Otro consejo que nos dio un presidente de una clase graduanda de 8vo grado fue que la comunicación con los padres y estudiantes es la clave para el cobro de las deudas. “Antes de comenzar la primera actividad hicimos una hoja en Excel con la información de los padres de cada uno de los estudiantes en la clase graduanda con teléfono, dirección y email, también creamos un Chat en What’sApp. A través de estos medios cada 3 o 4 días informábamos el estatus de las deudas de la actividad que estuviésemos corriendo en ese momento, las fechas límites para el pago, entre otros detalles. Igualmente, 1 o 2 días antes del plazo de pago nos sentábamos varios miembro de la directiva a llamar a los padres para que estuvieran al tanto.” Nos encontramos con varias historias similares a estas, ahora bien, en lo que sí coincidieron todas las clases graduandas es que en la mayorías de los casos de estudiantes morosos sus padres no estaban al tanto de dicha deuda. De modo que la comunicación directa de parte de la directiva con los padres de los graduandos minimiza significativamente la cantidad de estudiantes con deudas.

Es importante que la situación de estudiantes morosos no impida la continuidad de las actividades de la clase graduanda, recordemos que la Graduación, el Prom, el Class Night y/o Class Day dependen de los fondos que se generan a través del Fundraising. Las clases graduandas que entrevistamos nos mencionan que en el 99% de los casos estos estudiantes saldaban sus deudas, ya que se tomaban el riesgo de no poder participar del Prom o la Graduación. Nos comenta una tesorera de una clase de 9no en Caguas "que si un comité esperara a que todos los estudiantes saldaran sus deudas para comenzar una actividad de recaudación de fondos probablemente harían 1 o 2 actividades por semestre. En nuestra Clase los estudiantes que mantenían deudas pasadas simplemente no se le permitía participar de los próximos ‘fundrasings' hasta haber saldado las mismas. De esta manera evitábamos penalizar a quienes sí habían sido responsables con el pago.” Aunque el manejo de deudas es sumamente importantes no debe ser el catalítico para darle pausa a la Agenda de la clase graduanda. A continuación compartimos uno de nuestros Blogs sobre cómo manejar efectivamente a los graduandos morosos: Sugerencias para el manejo de los graduandos con deudas.

Para concluir, a través de esta pequeña investigación extrajimos 3 de las mejores sugerencias que recibimos por parte de las clases graduandas más exitosas. Esperamos que le saquen el máximo provecho y les deseamos el mayor de los éxitos en sus actividades de recaudación de fondos.