Cómo llevar la Agenda en las reuniones de tu Clase Graduanda

A todos aquellos que hayan participado de la directiva de alguna de las clases graduandas de sus hijos se habrán dado cuenta que en la mayoría de las de las reuniones ocurren dos cosas: primero, se extienden por demasiado tiempo (aveces hasta 3 y 4 horas) y, segundo, se toman muy pocas desiciones concretas. Esto es una realidad natural en cualquier tipo de encuentro formal, independientemente si son compañeros de clases que se reúnen a hacer algún proyecto escolar o un grupo de padres que se reúnen para atender los asuntos de una clase graduanda. Para evitar esta situación de 'darle largas' a los asuntos y, por el contrario, lograr más cosas concretas es imprescindible regirse por una agenda. 

Una Agenda les proveerá una estructura y una guía de los temas a discutir durante las reuniones mejorando significativamente el manejo del tiempo. Sin la misma se discutirían los temas sin un orden y sin tiempo predeterminado. La Agenda le permita a los grupos tomar decisiones rápidamente y pasar al próximo tema en un tiempo preestablecido para cubrir la mayor cantidad de asuntos. De igual manera, al estructurar las reuniones podrán mantener en orden de importancia los temas a discutir y, de ser necesario y así lo amerita el tiempo, mover los temas de menor importancia para una próxima reunión. 

A continuación les mostramos dos ejemplos de una agenda típica. La primera está dirigida a esa primera reunión de la clases graduanda y la segunda es una versión que podrán utilizar en todas las reuniones subsiguientes. Con estos ejemplos pretendemos proveerles únicamente una estructura básica y no una lista de asuntos específicos a discutir en las reuniones. Preferimos que puedan amoldar sus propios temas a este formato que le impartirá orden y coherencia en sus reuniones. 

AGENDA de la 1ra Reunión

1. Bienvenida / 5 minutos

(La dirección de esta primera reunión estará a cargo de la persona que la haya convocado, sea el director, algún maestro mentor o un padre voluntario. En esta sección se les dará la bienvenida a todos los presentes y se resumirá brevemente el propósito de dicho encuentro.)

2. Invocación / 5 minutos

(Esta parte de la reunión es opcional, muchos grupos gustan de hacer alguna pequeña oración o simplemente dar lectura a alguna reflexión.)

3. Presentación de TODOS los participantes / 10-15 minutos

(En esta sección cada uno de los padres presentes mencionará su nombre y  el de su hijo o hija y en qué, según su experiencia o disposición, puede aportar a las actividades de la clase graduanda).

4. Propósito de la reunión / 30 minutos

1. Tema 1
2. Tema 2
3. Tema 3
4. Temas Libres

(Este es el cuerpo principal de la reunión, recomendamos un máximo de 3 a 4 temas para que no se alargué demasiado.)

5. Acuerdos y anuncios para la próxima reunión / 10 minutos

(En esta sección se discutirán cuándo y dónde se llevará a cabo la próxima reunión y qué temas serán discutidos.)

6. Cierre

AGENDA para Reuniones Subsiguientes

1. Bienvenida / 5 minutos

(Se le agradece a todos aquellos padres que asistieron y se da paso a la presentación de aquellos que acuden por primera vez.) 

2. Invocación o Lectura / 5 minutos

(Esta parte de la reunión es opcional, muchos grupos gustan de hacer alguna pequeña oración o simplemente dar lectura a alguna reflexión.)

3. Revisión y aprobación de la minuta anterior / 10 minutos

(Esta sección sirve para refrescar la memoria o informar a quienes no estuvieron en la reunión anterior sobre los asuntos discutidos. La misma no está dirigida a discutir ningún tema en específico a profundidad. Cualquier persona que interese abundar más allá de la mera mención deberá pedir un turno en la sección 6 de “otros asuntos”.)

4. Asuntos pendientes de la reunión anterior / 15 minutos

(Esta sección es solamente para los asuntos pendientes más apremiantes y que ya se hayan preseleccionado en la reunión anterior, igual que el punto anterior no está dirigida a discutir temas libres referentes a la reunión pasada, para tales propósitos se provee la sección de “otros asuntos”.)

5. Nuevos asuntos / 30 minutos

(Este será el cuerpo principal de la reunión y no deberá extenderse más allá de 3 temas, también recomendamos que la discusión de cada tema no se exceda de los 10 minutos de duración).

6. Otros anuncios / 30 minutos

(Aquí se le provee la oportunidad a cualquier tema libre que no haya formado parte de la discusión en las secciones anteriores, muchos de estos temas se habrán ido acumulando en el transcurso de la reunión corriente. Nuestra recomendada para esta sección es no es extenderla más allá de 30 minutos, ya que muchos de los presentes estarán agotados por el tiempo ya invertido.)

7. Acuerdos y anuncios para la próxima reunión / 10 minutos

(En esta sección se discutirán cuándo y dónde se llevará a cabo la próxima reunión y qué temas serán discutidos.)

8. Cierre o despedida / 5 minutos

En fin, una Agenda es esencial para que las reuniones sean productivas, ya que es la forma más sencilla de abarcar la totalidad de los temas propuestos, de obtener resultados y de tomar desiciones concretas.