¿Cómo calcular el presupuesto de tu clase graduanda?

Al comienzo, una de las preguntas más comunes para las Clases Graduandas es cuánto dinero costarán las actividades de Graduación, Class Day, Class Night o Prom. Y es que cuando planificamos el calendario de las actividades para recaudar fondos (del año o del semestre) debemos tener una aproximación del presupuesto que necesitamos. Con esta información podemos establecer la cantidad de actividades, y cada cuanto tiempo, se deben llevar a cabo para lograr la meta propuesta.

Ahora bien, no podemos negar que al comienzo es prácticamente imposible establecer el presupuesto final de una clase graduanda, y es que en esas primeras semanas de formación no estaremos ni cerca de comenzar las gestiones de alquiler del local, la contratación del artista o la música, la decoración, la comida y otros servicios esenciales. Estos detalles, necesarios para obtener la información exacta de los costos, no los tendremos hasta un tiempo después. Lamentablemente, no podemos esperar por los mismos para formalizar el calendario y/o escoger el monto de la cuota. En este Blog les presentamos un consejo simple, pero muy útil, a tales efectos, sobre cómo establecer un presupuesto preliminar y cómo utilizar el mismo para crear el Calendario de Actividades para recaudar fondos.

La manera más sencilla y más efectiva de obtener un presupuesto preliminar es adquiriendo el informe de gastos de la clase graduanda anterior, o el monto de cuánto gastaron o van a gastar en su actividad. A esta cantidad debemos añadirle, por propósitos de inflación y mitigar un posible margen de error, $5,000 más. Por último, ese número lo dividiremos por la cantidad de graduandos y así obtendremos el dinero aproximado que necesita recaudar cada estudiante. Por ejemplo, supongamos que el cálculo fue de $30,000 para 40 graduandos, $25,000 basado en los costos de la clase anterior y $5,000 para la inflación y cualquier otro gasto adicional que pueda surgir en el ínterin. Si hacemos la matemática ($30,000 / 40 estudiantes) obtendremos un monto total aproximado de $750 por estudiantes. Este total, técnicamente, sería su cuota y a partir de ahí podemos escoger cuánto de ese monto va a ser cubierto en dinero (provisto por el bolsillo de los padres) y cuánto será cubierto con actividades de recaudación de fondos.

Continuando con el ejemplo, digamos que la cuota a ser provista directamente por los padres sea de $250 y la cantidad restante de $500 sea cubierta con actividades y ventas de recaudación de fondos. Esos $500 debemos distribuirlos en diferentes actividades como: ventas de chocolates, ventas de collares, ventas de pulseras de silicona, ventas de bizcochos, 'car wash’, rifas, entre otras. El próximo paso sería calendarizarlas para asegurarnos que contamos con el tiempo suficiente para llevarlas a cabo. Este ejercicio implicará añadir o quitar actividades, subir o bajar la cuota, entre otra serie de ajustes que nos permitirán lograr el monto que necesitamos durante el tiempo del año o años disponibles.

Por último, nuestro consejo es que la totalidad de los gastos sean cubiertos a través de actividades de recaudación de fondos o al menos que los padres tengan la opción de hacer ventas adicionales a los mínimos que se impongan que puedan ir dirigidos a reducir la cuota. Es decir, si realizan alguna actividad de ventas con chocolates y cada estudiante tiene la responsabilidad de vender 1 cajas (de 40 chocolates) pueden permitir a esos padres que lo deseen adquirir 2 o 3 cajas y que ese dinero adicional que recauden aparte de la primera caja sea dirigido al pago de la cuota. Lo mismo pueden hacer con todas las actividades. Debemos tomar en consideración que no todos los padres de los graduandos tienen el nivel adquisitivo para subsidiar de sus propio bolsillo una cuota onerosa.

En Steps 4 Success hemos colaborado con miles de clases graduandas a lo largo de los años, nuestra intención a través de esta plataforma educativa es traerles ideas que ya hemos vistos a otras clases graduandas implementar exitosamente.

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