6 Pasos para preparar una Graduación inolvidable

Las graduaciones son uno de los momentos más especiales en la vida estudiantil de todo joven. Es el momento en que se premia el esfuerzo que han realizado por años, pero además es un evento que los motiva a hacer una retrospección sobre cuáles de las metas propuestas lograron y cuáles no. De lo que no hay duda es que alrededor de su vida los jóvenes se quedarán con los gratos recuerdos de ese día especial. Es un evento del que hablarán con sus amigos y, posiblemente, hasta con sus hijos. Por tal razón es sumamente importante que los actos de graduación se realicen de la mejor forma posible.

Hay varios detalles que son esenciales a la hora de buscar que estos actos sean inolvidables. Lo más importante para que ese día esté bien organizado es la preparación temprana de la agenda y seguirla con la mayor disciplina posible. Organizar una graduación no es un proceso de una sola persona, es un trabajo de un grupo cuyos miembros estén dispuestos a cumplir con su parte y así balancear la carga equitativamente. Si usted es parte del comité de padres o presidente de la clase graduanda esta información le será de gran beneficio. Por otro lado, independientemente que no tenga una posición oficial en la clase esta información también le será muy útil, ya que la graduación depende del trabajo en equipo. Hay muchos factores a considerar en la realización de la misma, pero en este Blog nos centraremos en los 6 pasos más importantes para preparar una graduación inolvidable.

Escoger la Fecha
Una de los primeras gestiones que debe realizar el comité de clase graduanda junto con la administración del colegio o escuela es escoger la fecha de graduación para así poder coordinar las fechas de las actividades y el “dead line”, (o sea el día en que todo debe estar pago). Se recomienda escoger el local por lo menos a mediados de agosto para evitar competir con otras clases graduandas a última hora en la búsqueda de locales. El realizar estas gestiones tardíamente puede implicar que la graduación se realice en un local no deseado y a un precio mucho más alto.

Conformar el Calendario de Actividades
Además de determinar la fecha de graduación es recomendable realizar un calendario para marcar con antelación la cantidad de dinero que debe recaudar. Puede especificar cada 2 meses cuanto dinero esperan haber recaudado, de esta manera no verán la fecha final demasiado lejos ni el pago final demasiado grande. Es mejor trabajar paso a paso con metas más alcanzables hasta conseguir recaudar todo el dinero. También les recomendamos que sean estrictos con ustedes mismos y con sus graduandos a la hora de lograr las metas, el éxito de los actos de graduación y actividades alternas como Prom o ‘Class Night’ dependerá de cuanto el grupo se esfuerce por cumplir con lo propuesto.

Preparar el Presupuesto
Establezca el presupuesto desde el principio y manténgase fiel a éste. Después que decidan el mismo de la forma más realista posible, no habrán muchas razones para modificarlo. Recomendamos que establezcan con los padres en la primera reunión de clase graduanda una cantidad de cuota a pagar y bajo ninguna circunstancia se modifique. En ocasiones, por mencionar algunos ejemplos, se escogen locales o servicios sin considerar el presupuesto y cuando se abren los ojos hace falta solicitar un aumento de dinero en la cuota porque el plan no fue llevado a cabo correctamente. El comité deberá siempre ajustarse al presupuesto y llevar las cuentas organizadamente. Una buena administración de las finanzas, sin importar si es mucho o poco dinero, puede ser la diferencia entre lograr o no un evento espectacular. Asegúrese de colocar en la posición de tesorería a una persona responsable que esté cien por ciento comprometida con la clase graduanda. Si el tesorero o tesorera trabaja responsablemente con la administración del dinero y se mantiene fiel al presupuesto no tendrán mayores problemas en esa área. Si desea saber cómo preparar un presupuesto puede ver el siguiente artículo sobre “Cómo asignar el presupuesto preliminar de una clase graduanda”.

Buscar el apoyo necesario
Antes de comenzar a realizar cualquier actividad, lo ideal sería recurrir a una persona con experiencia. En Steps 4 Success ofrecemos un Programa de Coaching para clases graduandas totalmente gratuito. La directora de Recaudación de Fondos, la Sra. Isis Birriel, se encarga personalmente de ayudar a organizar los diferentes aspectos de la clase graduanda desde sus comienzos hasta el final de la meta. Algunos de los temas a discutir en este programa lo son: cómo preparar el presupuesto, cuál es el trabajo específico de cada miembro en el comité, cómo convocar la primera reunión de clase graduanda, entre muchos otros. Para registrarse solo tiene que entrar a nuestra página web http://www.steps4ss.com/contactanos e informarnos que desea ser parte del Programa de Coaching totalmente gratuito. La directora de Recaudación de Fondos se comunicará con usted para orientarle sobre todos estos aspectos. Por otro lado, de no contar con ayuda profesional, asegúrese de tener a alguien en el grupo con experiencia previa que les pueda dar luz sobre los diferentes problemas que pueden estar enfrentado durante el proceso.

Resuelve los Detalles
Los detalles hacen la diferencia, hacen que cada graduación o cualquier tipo de evento sea único y memorable. Poner énfasis en los detalles y cuidar de los mismos, como los colores, el orden en que se presenta la actividad, la decoración, entre otras cosas, son aspectos que no debemos pasar por alto. Tome tiempo para visualizar cómo quiere que se vea la actividad, qué quiere hacer sentir a los estudiantes, y cuál es el significado que llevarán a través de la canción de graduación. Esos pequeños detalles son los que los jóvenes van a recordar por el resto de sus vidas. Luego de 1, 2 o más años de trabajo continuo –vendiendo productos y realizando actividades de recaudación de fondos- los días de graduación, Class Day, Class Night o Prom son la celebración de ese arduo trabajo. Ese es el momento de conmemorar, además de la etapa estudiantil, el esfuerzo de todas esas personas que colaboraron en las actividades de recaudación de fondos. Siempre nos gusta instruir al comité a premiar con un trofeo, placa o mención en los actos de graduación a todas esas personas que desprendidamente trabajaron por la clase.

Aclara las Ideas
La clave para tener una graduación inolvidable y bien trabajada es tener las ideas claras y sobre todo paciencia, o sea dedicarle el tiempo de pensamiento que requiere una actividad como esta. Esté listo para remediar errores, tenga cubierta todas las bases para que nada lo tome por sorpresa. Practique el protocolo antes de la actividad para repasar todos los detalles. La mejor forma de aclarar ideas es visualizarlas antes de llevarlas a la realidad, por ejemplo si desea que la graduación sea de un tema específico busque fotos sobre otras graduaciones con el mismo tema y utilícelas como precedente. Otro consejo útil sería escuchar la canción de la graduación que les pareció perfecta al comité e imaginar al grupo desfilando. De la misma manera, debe practicar con los oradores con tiempo, no solo para que se aprendan el escrito, también para mejorar la forma en que se expresan. La clave está en no dejar nada al azar. Al final del camino todo habrá valido la pena porque esos jóvenes tendrán una graduación inolvidable.

Aunque hay muchas otras cosas que tomar en consideración a la hora de planificar una graduación, estos 6 puntos mencionados anteriormente son parte esencial para realizar una actividad memorable. Recuerde que cada uno de ellos van acompañados de un esfuerzo extraordinario de parte de los estudiantes y la directiva. Siempre busquen formas creativas para motivar a la clase graduanda a trabajar y así evitar que solo un puñado de personas terminen con la carga y la responsabilidad del grupo. A través de estos puntos podrán implementar maneras efectivas de organizarse y esperamos genuinamente que les sean de gran ayuda.

El Coaching que ofrece Steps 4 Success a las clases graduandas ha sido una gran ayuda para decenas de grupos que año tras año se comunican con nosotros a la hora de comenzar la planificación de los actos de graduación u otras actividades relacionados como el Prom o el Class Night. Actualmente Steps 4 Success es la compañía más sólida de Recaudación de Fondos en Puerto Rico. Cada año trabajamos junto a cientos de colegios y escuelas alrededor de toda la Isla y deseamos utilizar el conocimiento adquirido para ayudarlos a lograr sus metas. Puede comunicarse con nosotros al 787-405-2130 o continuar explorando nuestra página de internet para instruirse con más información